Création
La première étape consiste en la création du document :
- La création d’un devis se fait uniquement depuis l’onglet Devis de l’affaire.
- La création d’une facture se fait depuis l’onglet Facture de l’affaire, ou depuis l’onglet Devis de l’affaire en sélectionnant le devis accepté associé, ou depuis un devis accepté.
- La création d’un avoir se fait depuis l’onglet Facture de l’affaire en sélectionnant la facture à annuler ou depuis la facture à annuler.
Il faut remplir les champs obligatoires, comme l’affaire associée, le destinataire.
Tant que le document n’est pas émis, il est possible de le modifier et de le supprimer.
Émission
L’émission a lieu lorsque vous êtes prêt à envoyer le document à votre client. A partir de ce moment, toutes les données du document sont figées et ne pourront plus être modifiées (à part pour enregistrer les règlements).
La notion d’émission permet de séparer l’état de brouillon, durant lequel on prépare le document et l’état ou le document est validé et envoyé au client.
Après l’émission
Dès que le document est émis, vous pouvez l’imprimer afin de l’envoyer à votre client. Il est verrouillé et ne peut plus être modifié.
Dans le cas d’une facture, vous pourrez alors enregistrer les règlements.
Exemple pratique
- Une personne vous appelle pour vous demander un devis.
- Après avoir enregistré les coordonnées de la personne et avoir créé une affaire, vous pouvez créer un devis.
- Comme la personne ne s’est pas encore décidé exactement sur les produits qu’elle souhaitait, vous créez un devis que vous n’émettez pas. Vous pouvez ainsi enregistrer des produits et re-modifier le devis par la suite.
- Quinze jours plus tard, la personne vous rappelle et confirme la demande de devis (entre temps, il est possible que le prix de certaines prestations ait changé par exemple). A ce moment là, vous émettez le devis, vous l’imprimez et l’envoyez au client. Les données du devis sont alors verrouillées.
- Vous pourrez ensuite indiquer que le devis a été accepté et vous pourrez joindre un fichier scanné, comprenant la signature et le tampon du client, au devis accepté.