La numérotation automatique

Cet article est destiné aux administrateurs et aux responsables Cogeo.

Dans Cogeo, les numéros de certains éléments sont générés de manière automatique : c’est le cas des affaires, des groupes, des archives, des devis et des factures.

Afin de s’adapter à vos besoins et à votre existant, Cogeo vous permet de spécifier le format de génération de ces numéros. Par exemple, vous pourrez choisir d’avoir des factures numérotées F090500045, 090345 ou F2009-03-045.

Principe de fonctionnement

Lorsque que Cogeo doit générer un nouveau numéro pour un élément :

1. Il récupère l’expression qui définit le format du numéro.
2. Il remplace dans l’expression les paramètres (année, mois, incrément) par leurs valeurs. L’incrément peut être paramétré par l’année ou le mois et dépend de la date du moment, de la date utilisée lors de la dernière génération et de la dernière valeur de l’incrément.

Par exemple, supposons que l’on émette une facture au début du mois de février 2009, que la dernière facture ait été émise en janvier 2009 et que l’incrément est paramétré par le mois, alors, le numéro de la facture sera de la forme : F0902001 (09 : année, 02 : mois, 001 : incrément). Comme la facture est la première du mois et que l’incrément est paramétré par le mois, il prend la valeur de 1. La facture suivante du mois de février sera la F0902002 (la valeur de l’incrément, 2, est calculée à partir de la dernière valeur de l’incrément) et la première du mois de mars sera la F0903001 (l’incrément a été réinitialisé lors du changement de mois).

Configurer la numérotation automatique

Rendez-vous dans l’onglet « Numérotation » de la fenêtre « Paramètres ».

Le panneau de configuration se présente ainsi :

• En haut, chaque groupe permet de configurer isolément les paramètres de numérotation.
• En bas, uniquement dans la version Extension Géomètre-Expert, le groupe Archivage papier / Dossiers permet de gérer les paramètres de numérotation des archives papier / dossiers.

Chaque élément se configure ainsi :

• L’expression contient la description du format du numéro.
• Le dernier incrément contient la dernière valeur de l’incrément utilisé.
• La dernière date contient la date utilisée lors de la dernière génération d’un numéro.

Format de l’expression

L’expression de description du format du numéro doit respecter un certain formalisme :

L’expression doit obligatoirement contenir le paramètre d’incrément%i. Il ne doit être présent qu’une seule fois et peut être utilisé ainsi :

• %i : Remplacé par la valeur du dernier incrément + 1. Exemple, %i avec dernier incrément à 455 donne 456.
• %i(C) avec C un chiffre : Remplacé par la valeur du dernier incrément + 1, formaté sur C chiffres. Exemple, %i(5) avec dernier incrément à 455 donne 00456.
• %i(aC) avec C un chiffre : paramétré par l’année (a), remplacé par la valeur du dernier incrément + 1. L’incrément est remis à 0 en début d’année. Exemple, %i(a5) avec dernier incrément à 455 donne 00456 en cours d’année et 00001 au début d’une nouvelle année.
• %i(mC) avec C un chiffre : paramétré par le mois (m), remplacé par la valeur du dernier incrément + 1. L’incrément est remis à 0 en début de mois. Exemple, %i(m4) avec dernier incrément à 455 donne 0456 en cours de mois et 0001 au début d’un nouveau mois.

L’expression peut contenir le paramètre d’année%a. Ce paramètre est obligatoire si l’incrément est paramétré par l’année. Il ne peut être présent qu’une seule fois. Il peut être utilisé ainsi :

• %a : Remplacé par l’année sur deux chiffres. Exemple, %a en 2010 donne 10.
• %a(C) avec C un chiffre de 2 à 4 : Remplacé par l’année formatée sur C chiffres. Exemple, %a(4) en 2010 donne 2010.

L’expression peut contenir le paramètre de mois %m. Ce paramètre est obligatoire si l’incrément est paramétré par le mois. Il ne peut être présent qu’une seule fois. Il peut être utilisé ainsi :

• %m : Remplacé par le numéro de mois sur deux chiffres. Exemple, %m en mars donne 03.

L’expression peut contenir n’importe quel caractères, situé n’importe où à l’intérieur, à l’exception des caractères (, ), :, ?,  ;, |, %, *, <, >, virgule et espace.

Dans le cas d’un numéro d’affaire ou d’un numéro de pièce comptable, il également est possible d’utiliser les paramètres suivants :

• $IniSit$ : Remplacé l’initiale du site.
• $IniSer$ : Remplacé l’initiale du service.

Pour clarifier les choses, voici quelques exemples concrets :

• L’expression F%a%m-%i(4m) sera remplacée par F0908-0234 si la facture est générée en août (08) 2009 (09) et qu’elle est la 234^ème (0234) facture du mois
• L’expression MA-%a%i(5a) sera remplacée par MA-1000171 si l’affaire est crée en 2010 (10) et qu’elle est la 171^ème (00171) affaire créée depuis le début de l’année
• L’expression G%i(4) sera remplacée par G3249 si le groupe est le 3249^ème créé depuis que vous utilisez Cogeo. Avec l’expression G%i(6), le numéro de groupe serait G003249.