Lors de la création d’une facture, il faut indiquer :
- Le destinataire et l’adresse de destination qui seront imprimés sur la facture.
- L’affaire associée et l’objet de la facture qui seront imprimés sur la facture.
- Les échéances de règlement.
- Les mentions haut et bas de page qui apparaitront à l’impression de la facture.
- La liste des articles / services / travaux proposés dans la facture.
Création
- Ouvrir l’affaire pour laquelle vous voulez créer une facture.
- Rendez-vous dans l’onglet Factures du Panneau de navigation.
- Cliquez sur le bouton « Créer une facture ».
- Une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle l’affaire et le client de l’affaire ont été reporté automatiquement (vous êtes libre de modifier ces données).
- Indiquer la Mention haut de page et la Mention bas de page. Vous pouvez également indiquer le devis associé à cette facture.
- Vérifier l’Adresse imprimée, qui doit contenir le nom du destinataire, et l’Objet imprimé.
- Indiquer le nombre d’échéances. Si la facture est réglable en une fois, indiquer l’échéance de règlement. Sinon, indiquer les montants TTC aux dates voulues.
- Ajouter les articles / services / travaux du devis.
Si vous cochez la case « Émettre la facture dès sa création », la facture sera émise dès sa création.
A tout moment, avant d’enregistrer la facture, vous pouvez visualiser un aperçu en cliquant sur le bouton « Aperçu ».
Visualisation d’une facture enregistré
Lorsque vous enregistrez une facture, la fenêtre est rechargée avec les informations mises à jour.
Associer des « temps passés » à une facture
Dès qu’une facture est enregistrée (émise ou non), vous pouvez y associer des temps passés des collaborateurs. Pour cela, cliquer sur « Coûts associés ». La fenêtre qui apparaît contient deux listes :
- Celle du haut contient les temps passés de l’affaire déjà associés à cette facture.
- Celle du bas contient les temps passés de l’affaire qui ne sont pas associés à une facture.
Utiliser les boutons « Associer » et « Désassocier » pour associer / désassocier un temps passé à la facture.
Cas d’une facture non émise
Pour émettre une facture non émise, cliquer sur le bouton « Émettre ».
Tant qu’une facture n’est pas émise, vous pouvez la modifier en intégralité.
Vous pouvez également visualiser un aperçu en cliquant sur le bouton « Aperçu ».
Cas d’une facture émise
Vous pouvez imprimer une facture émise en cliquant sur le bouton « Imprimer ».
Le bouton « Ré-éditer » permet de régénérer une facture avec le gabarit des factures actuel. Les données propres de la facture ne seront pas modifiées ; cette opération permet uniquement de modifier la mise en forme de la facture à l’impression.
Vous pouvez associer des règlements à la facture. Dans le panneau Échéances / Règlements, cliquer sur le bouton « Ajouter un règlement ». Indiquer la date de règlement, le montant TTC, le mode de règlement et éventuellement, le numéro de pièce. Après avoir ajouté un règlement, et enregistré la facture, il est possible de la ré-éditer afin de l’imprimer de nouveau. Les règlements figureront alors sur la facture.
Attention : une facture émise n’est pas modifiable, vous pouvez la consulter mais tous les contrôles de modification, à l’exception des contrôles du panneau Échéances / Règlements, sont bloqués. Avant d’émettre une facture, assurez-vous de l’avoir complétée avec soin.