Cet article est destiné aux administrateurs et aux responsables Cogeo.
Qu’est-ce qu’un gabarit ?
Le gabarit est un document au format .doc ou .dot de Microsoft qui peut contenir du texte, des images, des dessins, des tableaux et des mots clés-spécifiques : les champs de fusion Cogeo. Lors de la génération, Cogeo conserve les éléments en place et remplace les champs de fusion par les données correspondantes tout en respectant la mise en forme.
Tout document réalisé dans Cogeo – devis, facture, avoir, courrier de production, courrier hors production, relance, impression d’affaire – est généré à partir d’un gabarit.
Vous mettez au point vos gabarits vous-mêmes, à partir de vos besoins et de l’aide en ligne.
Les possibilités de mise en forme et les champs de fusion disponibles sont suffisamment complets pour vous permettre de créer des documents complexes qui respecteront et mettront en avant l’image de votre société.
Qu’est ce qu’un champ de fusion ?
Un champ de fusion Cogeo est un mot clé ayant un nom et un formatage particulier. Lors de la génération du document, le champ de fusion est remplacé par les données issues des affaires, des contacts, etc.
Un champ de fusion peut-être formaté de plusieurs manières :
- Entouré par $. Par exemple : $Affaire.Numero$. Compatibilité : Microsoft Word et Open Office.
- Entouré par < et >. Par exemple : <Affaire.Numero>. Compatibilité : Microsoft Word et Open Office.
- Formaté comme un champ de fusion Microsoft Word. Compatibilité : Microsoft Word uniquement, déconseillé car plus fastidieux et incompatible avec Open Office.
Les champs de fusion peuvent être insérés librement dans du texte ou dans les entêtes et pied de page.
Les champs de fusion disponibles dépendent du document à générer.
Le format des noms des champs de fusion est toujours similaire et un champ de fusion se comprend en le lisant en partant de la fin. Par exemple, « Affaire.Groupe.Numero » se lit « Numéro du groupe de l’affaire ».
Seuls les champs de fusion listés dans l’aide en ligne sont disponibles. Il n’est pas possible de construire soi-même un champ de fusion. Si un champ de fusion vous semble manquer, veuillez contacter le support Kipaware pour qu’il soit intégré dans une prochaine version du logiciel.
Les champs de fusion peuvent être paramétrés afin de gérer plus précisément la façon dont ils sont remplacés. Vous pouvez consulter l’article Les paramètres des champs de fusion pour plus d’informations.
Cogeo permet d’utiliser différents caractères de délimitation (‘$’, ‘<' et '>‘). Ainsi, vous êtes plus libre dans votre manière de saisir un champ et vous ne serez pas gênés par la mise en forme automatique que peut proposer Microsoft Word.
Lorsque vous insérez un champ de fusion, veillez à respecter la casse (majuscules et minuscules) et à ne pas insérer d’accents ou d’espace.
Créer un gabarit
Pour créer un gabarit :
- Créer un nouveau document .docx.
- Identifier les champs de fusion à utiliser grâce à l’aide en ligne.
- Compléter le document.
Pour plus de facilité, nous vous recommandons de créer vos gabarits à partir de documents existants, comme un courrier que vous auriez déjà envoyé, par exemple. Vous aurez uniquement à remplacer les parties spécifiques de ce courrier (adresse, numéro d’affaire, formule de politesse, nom du responsable, etc.) par les champs de fusion correspondants.
Logiciels compatibles pour la réalisation de gabarits
- Microsoft Word 2007
- Microsoft Word 2010
- Microsoft Word 2016
- Libre Office Writer (Afin de profiter de la meilleure qualité, veillez à utiliser la version la plus récente).
Plus d’informations et mise en service d’un gabarit dans Cogeo
Pour continuer, nous vous proposons de lire, en fonction de vos besoins :
Gestion des gabarits comptables (devis, factures et avoirs) et Gestion des gabarits pour les courriers.
Vous trouverez des exemples de gabarits ici : Téléchargement d’exemples de gabarits.