Foire Aux Questions sur la signature électronique

Quels sont les avantages de la signature électronique vis-à-vis de la signature manuscrite ?

La signature électronique présente plusieurs avantages, parmi lesquels :

Rapidité : En évitant les allers-retours postaux, les envois par email avec impression et scans ou encore les réunions, la signature électronique est un procédé plus rapide pour toutes les parties.
Sécurité : Le document signé est le même pour tous les signataires. Le chiffrement des données garantit que le document n’est pas altéré durant le processus.
Réduction des coûts et économie de papier : Pas d’impression, pas d’expédition, pas de déplacement.

Le procédé de signature électronique intégré à Cogeo est-il reconnu légalement ?

Oui. Cogeo intègre les fonctionnalités de la plateforme Yousign (https://yousign.com/fr-fr), prestataire de confiance reconnu par la Commission Européenne et qui respecte la réglementation eIDAS (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR).
Vous trouverez des informations sur la valeur juridique de la signature électronique à cette adresse : https://yousign.com/fr-fr/valeur-juridique-signature-electronique-france.
Vous trouverez également des informations sur les certifications de Yousign à cette adresse : https://yousign.com/fr-fr/certification-signature-electronique

La SARL KIPAWARE est-elle certifiée pour la signature électronique ?

Non, mais c’est le cas de notre partenaire Yousign. Cogeo intègre les fonctionnalités de signature électronique proposées par Yousign par le biais d’une API.

Qu’est-ce que la preuve de signature ?

La preuve de signature est l’ensemble des éléments qui permettent d’établir la valeur probante du document. Elle se présente sous la forme d’une archive .zip qui contient un fichier par signataire effectif. Chaque fichier comprend notamment des informations d’identification du fichier signé ainsi que l’adresse email, le numéro de téléphone mobile et l’adresse IP du signataire.

Est-il obligatoire de faire apparaître les pictogrammes de signature des signataires ?

Les pictogrammes de signature n’ont aucune valeur légale et ne participent pas à la valeur probante du document. Ils permettent au lecteur du document d’avoir un aperçu rapide des signataires effectifs. Ils apparaissent également lorsque le document PDF est imprimé.

Peut-on faire signer un document de façon mixte, à savoir en version papier et en version électronique ?

Si cela est techniquement possible, car il suffit de scanner un document signé de façon manuscrite et de l’envoyer électroniquement aux autres signataires, cela est à proscrire car les signatures manuscrites perdront leur valeur probante.
Si des personnes ne veulent ou ne peuvent pas signer électroniquement, il vaut mieux se rabattre sur la signature manuscrite pour l’ensemble des signataires.

Est-il possible de faire signer en face à face ?

Oui, lors d’un envoi en signature, on peut choisir pour chaque signataire son mode de signature, à savoir, à distance ou en face à face.

Un des signataires ne dispose pas d’une adresse email, que faire ?

Si un signataire ne dispose pas d’une adresse email, il peut signer électroniquement en face à face. Pour cela, il doit disposer d’un numéro de téléphone mobile.

Un des signataires ne dispose pas d’un numéro de téléphone mobile, que faire ?

Chaque signataire doit disposer d’un numéro de téléphone mobile. Si cela n’est pas le cas, la signature électronique ne peut pas être utilisée, il faut se rabattre sur la signature manuscrite pour l’ensemble des signataires.

Un des signataire indique qu’il n’a pas reçu l’email d’invitation à signer le document ?

Après avoir vérifier l’exactitude de son adresse email, vous pouvez lui demander de vérifier si l’email ne s’est pas retrouvé dans ses courriers indésirables.

Peut-on utiliser la signature électronique intégrée à Moduleo pour répondre aux appels d’offres ?

Non, la signature électronique intégrée à Cogeo respecte la réglementation eIDAS, mais pas le Référentiel Général de Sécurité (RGS) qui est nécessaire pour répondre aux appels d’offres.

Un des signataires ne veut signer qu’en version papier, que faire ?

Il n’est pas possible d’imposer de signer électroniquement un document. Il faut alors se rabattre sur la signature manuscrite pour l’ensemble des signataires.

Un des signataires a refusé de signer, qu’est-ce que cela entraîne ? Est-ce visible sur le document PDF ?

Sur le document PDF, seules les signatures effectives (les consentements) apparaîtront. Aucune information relative aux personnes qui ont refusé de signer ou qui n’ont pas répondu n’apparaît.
Le document PDF sera partiellement signé.

Peut-on imprimer le document signé électroniquement pour le fournir aux signataires ?

Il est possible d’imprimer le document mais la version imprimée n’a pas de valeur probante. Seule la version électronique a une valeur probante reconnue.

Puis-je envoyer un document aux deux membres d’un couple marié en utilisant la même adresse email et le même numéro de téléphone mobile ?

Ceci est possible mais il y a un risque de litige plus important que si chacun dispose de sa propre adresse email et de son propre numéro de téléphone mobile.
Il peut être envisagé dans ce cas de se rabattre sur la signature manuscrite pour l’ensemble des signataires.

Est-il possible pour un des signataires d’apposer des annotations sur le document ?

Cela n’est pas possible. Avec la signature électronique, chaque signataire signe le même document.

Comment se procurer des crédits de signature électronique ?

Les crédits de signature peuvent être achetés exclusivement auprès de l’équipe Kipaware, par téléphone au 0972.378.500 ou par email à commercial@kipaware.fr

Quelle est la durée de vie des crédits de signature ?

La durée de vie des crédits de signature électronique vendus par Kipaware est illimitée.

Un document est envoyé en signature électronique à 3 personnes. L’une signe, l’une refuse et l’autre ne répond pas. Qu’en est-il en terme de consommation de crédits ?

L’envoi de ce document coûte 3 crédits car il y a trois signataires.
La procédure devra être interrompue pour prendre fin car un des signataires ne répond pas. Quand la procédure sera terminée, 2 crédits seront restitués : 1 pour la personne qui a refusé, 1 pour la personne qui n’a pas répondu.
Le coût réel de cet envoi une fois la procédure terminée sera donc de 1 crédit.

Comment envoyer un document, un PV et un Plan en un seul envoi ?

Cogeo permet d’envoyer un seul document par procédure de signature électronique. Pour envoyer le Procès-Verbal de Bornage et le Plan associé, vous pouvez utiliser les options de fusion de documents offertes par Cogeo.
Pour cela, dans l’onglet GED, vous pouvez utiliser l’action Fusionner avec d’autres document PDF disponible dans les menus contextuels des documents et des plans.

Puis-je utiliser une ancienne version d’Acrobat Reader Pro pour fusionner ou éditer le fichier PDF que je souhaite envoyer?

Il est très fortement recommandé d’utiliser des logiciels à jour pour manipuler les fichiers PDFs que ce soit avant envoi en signature ou après lors de la manipulation de fichiers signés. Nous avons pu constaté des dysfonctionnement suite à l’utilisation de version obsolète de lecteur/éditeur de PDF et certaines signatures ou la totalité des signatures apparaissent invalides sur le document signé. Il est à noter qu’il existe désormais dans Cogeo un outil de fusion de PDFs dans la GED ou pour annexer des documents à un devis existant.

Existe-t-il une taille limite pour le document/devis à faire signer?

Oui, actuellement notre prestataire YouSign limite la taille des fichiers à 50Mo. Vous pouvez si vous souhaiter envoyer un document supérieur à 50Mo, le scinder en plusieurs parties et envoyer chaque partie en signature. Il est à noter que dans ce cas, le coût total en crédit de l’envoi sera le nombre de signataires x le nombre de fragments.

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