Suivi des documents envoyés en signature électronique

Cogeo propose de suivre les documents envoyés en signature électronique de deux manières : via les propriétés du document ou du devis, et via un panneau de suivi global.
On peut accéder au suivi de signature électronique d’un document de l’onglet GED de l’affaire via le menu contextuel du document. Pour un devis ou un contrat de Maîtrise d’Œuvre, il faut cliquer sur le bouton Action principal puis sur Document PDF.
Le panneau de suivi global est nommé « Suivi de la signature électronique » et est accessible sur le tableau de bord via le menu  « Suivi ».

Suivi d’un document ou d’un devis

La fenêtre de suivi présente :

• Les informations générales du document et de l’affaire.
• Les informations relatives aux crédits de signature.
• L’état de signature pour chacun des signataires.

Le fenêtre de suivi permet de :

• Interrompre ou relancer la procédure de signature.
• Consulter le journal des données pour retrouver l’historique des évènements sur cette procédure de signature.
• Éditer l’adresse email, le numéro de téléphone mobile ou le mode de signature utilisé pour la signature électronique.
  Cela permet de corriger une donnée erronée sans avoir à relancer une nouvelle procédure d’envoi.
• Retirer un signataire.
  Ceci peut permettre de retirer un signataire qui aurait été ajouté par erreur sans avoir à relancer une nouvelle procédure d’envoi. Ou bien si le signataire ne veut pas signer, vous pouvez le retirer et ainsi clore la procédure de signature électronique. Il vous reste alors à faire votre carence
• Renvoyer l’email à un ou plusieurs des signataires.
  Cela peut servir dans le cas où un signataire indique qu’il n’a pas reçu l’email de signature électronique ou bien pour relancer les signataires qui n’auraient pas encore répondu.
• Proposer à un signataire de signer de nouveau.
  Cela peut servir dans le cas où un signataire aurait changé d’avis.
• Faire signer en face à face pour les signataires ne souhaitant pas signer à distance.

Suivi des signatures électronique

Accessible via Tableau de bord => Suivi => Suivi des signatures électroniques, ce panneau présente :

• 1 résumé de chaque procédure de signature.
• Le détail de l’utilisation des crédits de signature.