Configuration des comptes emails

Moduleo intègre un client email qui permet de :

• Recevoir et envoyer des emails.
• Accéder directement aux boîtes email d’autres collaborateurs.
• Associer des emails aux affaires (Cogeo).
• Générer des emails à partir de gabarits (Cogeo).

La première étape consiste à configurer les paramètres des comptes email que vous souhaitez utiliser.

Compte de groupe ou compte personnel

Un compte email correspond à une boîte email identifiée par une adresse email.
Selon les structures professionnelles, les adresses emails sont utilisées de plusieurs façon :

• Une adresse email pour la société ou par service (ex: dessin@masociete.com).
• Une adresse email par collaborateur (ex: f.dupond@masociete.com).
• Des alias qui sont redirigés vers les adresses email des collaborateurs.

Moduleo peut s’interfacer avec ces systèmes en proposant deux types de comptes :

• Les comptes de groupe sont prévus pour les adresses de société ou de service. La boîte email n’appartient pas à un collaborateur mais elle est consultable par plusieurs collaborateurs, avec des droits différents.
• Les comptes personnels sont prévus pour les adresses email personnelles. Un collaborateur unique est défini comme étant titulaire du compte email. Le compte email est également consultable par d’autres collaborateurs, selon les droits définis.

Configuration des comptes

La configuration d’un compte email se fait sur deux onglets : le premier, “Paramètres”, permet de régler les informations de connexion aux serveurs et d’identification ainsi que les droits d’accès des collaborateurs, le second, “Signature”, permet de définir la signature qui sera commune à tous les collaborateurs pouvant envoyer des emails par le biais du compte.

L’onglet “Paramètres”

Le champ Nom permet de définir le nom d’affichage qui sera utilisé lors des envois d’emails.

Le champ Adresse doit contenir l’adresse email complète.

Le champ Type de compte permet de définir le fournisseur de services.

Les champs Identifiant et Mot de passe permettent de définir les informations d’identification du compte.

La case Checker de mail uniquement permet d’utiliser ce compte uniquement pour avoir une vérification périodique des emails reçus dans la boîte de réception. Si cette case est cochée, il n’est pas possible de recevoir ou d’envoyer des emails directement dans Moduleo avec ce compte. Moduleo se contentera d’afficher périodiquement un message d’information quand la boîte de réception contient un email non lu.

Les groupes Serveur entrant et Serveur sortant permettent de définir les paramètres de connexion aux serveurs. Pour le serveur entrant, seul le protocole IMAP est supporté (pas de POP). Pour le serveur sortant, seul le protocole SMTP est supporté.

Sur la droite de l’onglet, le groupe Collaborateurs et droits permet de définir le type de compte et les droits d’accès à ce compte.

L’onglet “Signature”

Cet onglet est utilisé pour définir la signature qui apparaît par défaut lorsqu’un utilisateur rédige un email.

Connexion et pare-feu

Les emails sont envoyés et reçus directement depuis le poste sur lequel est exécuté le client Moduleo, et non pas depuis le serveur Moduleo. Par conséquent, il est nécessaire que les ports  de communication soient ouverts en sortie dans le pare-feu.